Главная » Важно знать » Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать обеим сторонам, участвующим в процессе ее заполнения (работник и работодатель).


Что представляет собой трудовая книжка

Стаж каждого гражданина РФ, проработавшего на одном предприятии не менее 5 дней, фиксируется в данном документе. Заводится и оформляется он на первом месте трудовой деятельности человека. Хранится в отделе кадров или другом специальном отделе, на руки владельцу выдается только в случае увольнения. Является одним из важнейших источников подтверждения стажа.

Имеет установленный образец, все отклонения от которого являются признаками недействительности. Совпадает по размерам с паспортом, заключается в серую обложку. Внутри 44 пронумерованных страниц из специальной бумаги, содержащих аббревиатуру «ТК», которая наносится водяными знаками. Листы скрепляются швом, он исключает вероятность замены страниц. Подобные меры позволяют легко обнаружить поделку документа.

Женщина

Необходимость в трудовой книжке

  1. Фактическое отображение трудовой деятельности. Все данные, которые заносятся в ТК, заверяются ответственным лицом, что гарантирует подлинность информации о гражданине, опыте его работы, сферы предыдущей деятельности.
  2. Информирование предполагаемого работодателя о взаимоотношениях работника с предыдущими руководителями. ТК содержит достоверные данные о фактическом стаже работы сотрудника, а также имеющихся достижениях и благодарностях. Причина, по которой работник был уволен, также является важным критерием отбора кадров. На основании такой информации работодатель может обоснованно принять человека или отказать ему в предоставлении вакансии.
  3. Реализация прав на пенсионное обеспечение в будущем. Трудовая книжка – основной документ, который фиксирует и подтверждает реальный стаж работы. Такая информация требуется для правильного подсчета пенсии.

Законодательные акты, регламентирующие нормы и правила ведения и заполнения ТК

Строгие правила оформления и хранения книжки устанавливаются и корректируются отдельными законодательными актами:

  1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Вводит стандартный порядок заполнения трудовой, обязует организацию ответственно и правильно оформлять и хранить документ.
  2. Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Определяет меры наказания при несоблюдении общепринятых норм, которые касаются ТК.
  3. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению ТК». Устанавливает правила заполнения, изменения и исправления граф, полей, разделов документа.
  4. Постановление правительства РФ «О трудовых книжках». Утверждает окончательный порядок допустимых действий ведения, оформления, хранения ТК.

Правила ведения трудовых книжек

То, насколько верно заполняется документ, должен отслеживать не только ответственный представитель предприятия, но и сам владелец, подтверждающий все записи своей подписью.

  1. Даты. Проставляются арабскими цифрами, без буквенных дополнений. Все записи фиксируются фактическими датами, указанными в соответствующем приказе или постановлении.
  2. Цвета чернил. Возможно заполнение синей, фиолетовой или черной пастой. Допустимо использование перьевых, гелевых и шариковых ручек.
  3. Сокращения. Абсолютно все сокращения строго запрещены. Числа, названия приказов, личные данные и другие сведения прописываются полностью.
  4. Состав сведений. В ТК вносится личная информация – ФИО, дата рождения, образование, специальность или профессия, информация о военной службе, если она была. Все данные указываются в соответствии с подтверждающими документами (паспорт, диплом, подтверждающий образование). При смене личных данных старые сведения перечеркиваются одной линией, и вписывается новая информация. Сведения о повышении квалификации вписываются в соответствующую графу без исправлений предыдущих данных.
  5. Язык. Ведется на государственном языке РФ. Возможна дубликация записей в том случае, если в отдельном субъекте РФ официально установлен свой язык.
  6. Соответствие приказу. Каждая запись в ТК дополняется данными приказа или распоряжения работодателя (датой, номером) и должна строго ему соответствовать. Для этой отметки существует специальная графа.
  7. Сроки внесения. Все изменения вносятся работодателем не позже недельного срока, в случае увольнения – в этот же день.
  8. Порядковый номер. Каждая запись имеет свой номер, который проставляется в одноименной графе. Нумерация сведений и коррективов производится последовательно, друг за другом.
  9. Ознакомление сотрудников с записями. С любой записью, вносимой работодателем в ТК, должен быть ознакомлен работник. При этом дубликат записи вноситься в личную карточку сотрудника и подтверждается его подписью.
  10. Лица, ответственные за ведение документа. За ведение отвечают сотрудники, назначенные работодателем. В случае отсутствия официально уполномоченного лица или кадрового отдела, предприятию грозит юридическая или административная ответственность в виде штрафа или приостановления деятельности.

Правила хранения трудовых книжек: сроки

Условия хранения и учета отдельно прописаны законодательством. Организация должна вести книги учета трудовых и бланков. Нарушение данного постановления грозит наложением крупного штрафа на работодателя.

  1. Книга учета движения ТК. В книгу вносятся сведения о приеме сотрудника, его личные данные, указанные в ТК, должность, место работы, реквизиты документов, на основании которых работник был принят в организацию. Все листы прошиваются, нумеруются, подписываются работодателем. Срок ее хранения составляет 75 лет.
  2. Приходно-расходная книга учета бланков. Фиксирует все операции, связанные с бланками ТК (приобретение, расходы), их номера и серии, стоимость. Организация хранит ее в течение 5 лет, по истечении времени данные уничтожаются.
  3. Невостребованные ТК. Невостребованные работником или его родственниками ТК (в случае смерти сотрудника), должны храниться в организации 75 лет.

Ключевые моменты оформления ТК

Титульный лист

Содержит персональную информацию о работнике:

  1. ФИО, дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
  2. Полные сведения, содержащие информацию по образованию (допустимо дальнейшие дополнение пункта).
  3. Специальность или профессия (не прописываются вместе).
  4. Фиксируется датой заполнения и подписью работодателя и сотрудника.

Сведения о приеме на работу:

  1. Проставляется порядковый номер записи.
  2. Прописывается полное название предприятия, учреждения или другого объекта трудоустройства.
  3. Указывается отдел, в который работает сотрудник, его должность, профессия.
  4. Вносится наименование и дата документа (приказ, постановление), по которому принят работник.

Записи о переводах:

  • В случае, когда перевод производится внутри предприятия, указывается причина перевода и новое место работы.
  • Если речь идет о переводе в другую организацию, обозначается инициатор действия, согласованность сторон.
  • Во время приема на новое место работы указывается факт перевода.

Увольнение:

  • При увольнении сотрудника указывается реальная причина (несоблюдение обязанностей, по собственному желанию, в связи с переводом и другие).
  • Работодатель должен дополнить данные статьей, соответствующей ТК РФ, по которой осуществляется увольнение.
  • Все записи подтверждаются печатью предприятия, подписями ответственных лиц и самого сотрудника.
Совместительство: ТК ведется в основном месте работы. По просьбе работника указываются данные о совместительстве, с условием предоставления документов, подтверждающих этот факт.

Как правильно заверить копию

  1. Каждая страница заверяется уполномоченным сотрудником и помечается записью о том, что копия верна.
  2. В ксерокопии указывается дата и должность работника на момент создания.
  3. Печать работодателя проставляется на каждой странице копии книжки, в том числе и на записи «копия верна».

1. Дубликат

Оформляется так же, как трудовая книжка. В нее заносятся только подтвержденные факты трудового стажа и различные сведения с последнего места работы. Выдается по требованию работника в течение 3 дней.

Информация, содержащаяся в дубликате

  1. Общий трудовой стаж.
  2. Информация о поощрении на последнем месте работы.
  3. В случае подтверждающих документов, вносятся данные о предыдущих местах, периодах работы, должности, профессии, квалификации.
  4. Номера и даты подтверждающих документов.

Основания для выдачи дубликата:

  1. Утеря ТК. В этом случае копия после подачи письменной просьбы о восстановлении документа на последнем месте занятости.
  2. Ненадлежащий вид. Если книжка порванная, промокшая, подгоревшая, испачканная, или имеет другие дефекты, ее владелец вправе обратиться к работодателю за получением дубликата.
  3. Неверные записи. В такой ситуации работнику выдается дубликат, содержащий все сведения из трудовой книжки, кроме недействительных данных, которые не прописываются.

2. Вкладыши

Вставляются в документ тогда, когда не хватает листов для заполнения. Считаются действительными в сопровождении основного документа, фиксирующего наличие вкладышей.

3. Ошибки

Перечеркивания, помарки, использование корректоров недопустимы:

  1. Для исправления неверной записи вносится изменение, которому присваивается следующий порядковый номер.
  2. Исправления вносятся работодателем, которым допущена ошибка. Остальные работодатели обладают подобным правом только при наличии заверенных документов, подтверждающих ошибку (архивные справки, копии трудового договора).

Алгоритм внесения записей об ошибках:

  1. В первой графе проставляется правильная запись.
  2. Во второй – дата исправления.
  3. В следующей графе указывается, какая именно запись исправлена и считается ошибочной.
  4. В четвертой графе обозначается дата и номер приказа, по которому были внесены изменения.

Нюансы заполнения трудовой книжки ИП

По закону, индивидуальный предприниматель является работодателем, то есть он обязан вести трудовые своих работников в соответствии с установленными нормами. Оформлять книжку на самого себя предпринимателям запрещено. До тех пор, пока гражданин числится ИП, ему начисляется трудовой стаж.

В случае если ИП устраивается на работу, его трудовая книжка заполняется в соответствии с общепринятыми правилами.

Нюансы заполнения ТК, если работодатель – физическое лицо

Для граждан, работающих на работодателя, представляющего физическое лицо, существуют свои особенности ведения документа:

  1. Трудовая книжка не хранится в отделе кадров предприятия, а остается у владельца на руках.
  2. Все договоры, на основании которых вносятся изменения (прием на работу, увольнение), регистрируются в службе занятости.
  3. Все записи подтверждаются подписью и печатью не только работодателя, но и представителя государственной службы занятости, наделенного соответствующими полномочиями.

Владелец книжки должен знать, как правильно ведется, хранится и содержится этот документ. Подобные знания гарантируют отсутствие дальнейших проблем, связанных с ТК, при устройстве на новое место работы и получении пенсии.

Самые читаемые:

Гороскоп на октябрь 2017 года
Октябрь прервет...
Гороскоп на июнь 2017 года
Первый месяц ле...
Scalebound (2017)
Каждый год покл...
Последние изменения в ЕГЭ-2017
Организаторы ЕГ...
Сапоги без каблука с чем носить?
Сапоги без кабл...
Обижают в школе. Что делать?
Большинство уже...
Лохотроны в интернете: не попадись на крючок мошенникам
В старших класс...
Как стать лучшей для него?
Вот в целом мир...
2017 год – високосный или нет?
Високосный год ...
Конкурс Евровидение в 2017 году
Самый известный...
Гороскоп для Собаки на 2017 год
Добрый и честны...
Ангелы херувимы — место и значение их в христианстве и иудаизме
Херувимы — один...
Гадание, что на сердце, расскажет все о сокровенных чувствах
Гадание, что на...
Признаки отворота — как определить колдовское влияние?
Признаки отворо...
Математика в увлекательных считалочках
Как научить реб...
Украсить комнату на день рождения своими руками
Руководство по ...
Беременность и применение антидепрессантов
У четырнадцати ...
Потешки для развития дошкольников
В настоящее вре...
Пенсионный возраст в Азербайджане в 2017 году
Активное обсужд...
Сезон гриппа. Либо простуд?
К&a...
Чтоб дышать полной грудью
Н&a...
Грязный воздух усугубляет память и мышление
Грязный воздух...
Реестр арбитражных управляющих ключевые моменты
yandex_si...
Как прописать новорожденного ребенка в квартиру ключевые моменты
yandex_si...
Продажа арестованного имущества судебными приставами инструкция по проведению торгов
yandex_si...
Как проверить штраф по постановлению, 2 быстрых способа
На сегодняшний ...
Храпунам на заметку
Сколько людей ...
Платятся ли алименты с пенсии военнослужащего?
Военнослужащие ...

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Великий (Чистый) четверг в 2017 году

Существуют такие праздники, которые не отмечены особенными почестями на государственном уровне, однако их искренне любят ...

Короткая басня с моралью про волков

Характерные особенности каждого животного в басне очень важны. Так, например, волк символом доброты в баснях ...

Налоговый вычет при покупке квартиры в ипотеку способы получения

Данное правило распространяется только при приобретении или же продаже следующих типов имущества: Дома. Квартиры. Комнаты. ...

Особенности формирования материнства в современных семьях

Развитие личности ребенка зависит только от его мамы, от связи, сложившейся между ними, от взаимоотношений. ...

Оплата командировки в выходной день порядок расчета

Какие расходы оплачивает предприятие Виды, а также объемы издержек (сколько и за что платить) определяет ...

Пословицы и поговорки для ребенка

Пословицы и поговорки являются небольшими по объему произведениями. Точно так же, как и присловья, загадки, ...

Кружки и секции: чем заняться после школы

Типичный список дел практически каждого подростка после школы – прийти домой, покушать, сделать уроки, погулять ...

Документы для оформления дарственной на дом и землю возможные нюансы

Варианты дарения собственности Существует несколько вариантов, которые можно охарактеризовать как дарение собственности: Дарится весь дом, ...

Небылицы для детей

Небылица – это небольшой рассказик о том, чего на самом деле нет, и априори быть ...

Индексация заработной платы ключевые моменты

Суть и понятие По Конституции России и в соответствии с Международным правом человека на достойное ...

Стихи о зиме Аполлона Коринфского

Восхитительная картина зимнего дня описана в стихотворении Аполлона Коринфского В деревне;. Искрится под солнцем занесенная ...

Как можно уволиться с работы без отработки оформление заявления

Процесс увольнения сотрудника в двухнедельный срок Представим ситуацию, что лицо, занимающее какую-либо должность в учреждении, ...

Сервировка стола на день рождения без канделябров, шелка и французского фарфора

Быстро и дорого или медленно и дешево: выбираем как сервировать стильный стол на день рождения ...

Единовременное пособие по беременности и родам основные моменты

Каждая женщина, являющаяся гражданкой Российской Федерации, обладает привилегией получения социальных денежных компенсаций во время вынашивания ...

Побег из дома. Почему подростки убегают от родителей?

Побег из дома – довольно частое явление среди подростков. Наверняка у тебя во время сильной ...

Проводим время с детьми

В современном мире родители настолько заняты, что часто не могут найти драгоценного времени для своих ...

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, зарегистрированным на территории РФ, с целью осуществления операций, связанных ...

Сказка про весну и 8 Марта

Сказка про весну и 8 Марта получилась немного шуточной. Это и хорошо; пошутить, повеселиться на ...